Wielu pracowników, w tym dyrektorów używa swojego domu jako miejsca pracy. W takim przypadku HMRC zezwala na wypłacanie przez firmę kwoty £6 tygodniowo jako “dodatkowe wydatki domowe”, które są zwolnione z podatku bez konieczności udokumentowania tych kwot.
Alternatywne roszczenie
Istnieje alternatywa do ubiegania się o ryczałt w wysokości £6 tygodniowo; odliczenie w wyzszej wysokosci będzie racjonalne jeśli rzeczywiste koszty są większe.
Zazwyczaj HMRC zezwoli na wyższe roszczenie, o ile kwota została obliczona na rozsądnej podstawie, oraz o ile takie roszczenia nie są nadmierne. Jedną z metod obliczeniowych jest oszacowanie proporcji domu używanego do celów biznesowych (albo jako ułamek całkowitej liczby pokoi, albo według powierzchni podłogi – z wyłączeniem łazienek, kuchni i korytarzy), i ubieganie się o zwrot tej części ogólnych wydatków domowych, które mogą być oparte na rachunkach z poprzednich lat (elektryczność, gaz, podatek lokalny, czynsz/odsetki hipoteczne, ale nie dokonana spłata kapitału).
W zależności od wielkości nieruchomości i hipoteki, te proporcjonalne koszty niezmiennie skutkują wyższym roszczeniem niż to, które jest dozwolone w ramach innego, bardziej podstawowego roszczenia £6 na tydzień. Dowody uzasadniające roszczenie przekraczające £6 tygodniowo będą wymagane w celu wsparcia tego wyższego roszczenia.
Firma płacąca czynsz
Innym sposobem na wyprowadzenie nieopodatkowanych pieniędzy z firmy jest sytuacja, w której dyrektor wykorzystuje pokój w swoim domu jako biuro firmy. Pokój nie musi być wykorzystywany wyłącznie jako biuro, tak długo, jak długo jest on wykorzystywany do celów biznesowych. Firma płaci czynsz za użytkowanie pokoju, ubiegając się o pełną ulgę w podatku dochodowym od osób prawnych.
Oczywiście, HMRC nie ma prawnych uprawnień, aby powiedzieć właścicielowi nieruchomości, ile czynszu ma pobierać, jednakże, ponieważ nieruchomość będzie wynajmowana osobie “powiązanej”, jest prawdopodobne, że HMRC poprosi o potwierdzenie, że pobierany czynsz jest na poziomie komercyjnym/rynkowym. Jeśli czynsz jest niższy niż stawka rynkowa, HMRC będzie egzekwować zasady, które koncentrują się wokół kwoty wydatków, które mogą być zgłaszane jako odliczenie od uzyskanego dochodu z wynajmu i nie pozwalają na pełną kwotę poniesionych wydatków. Jednakże, jako ustępstwo HMRC pozwoli wynajmującemu ubiegać się o całkowitą kwotę ograniczoną do dochodu z wynajmu uzyskanego z tej nieruchomości. Wydatki poniesione ponad tę kwotę nie mogą tworzyć straty, ani być przeniesione do wykorzystania w przyszłym roku; są one zatem zmarnowane.
Płatność może być miesięczna, kwartalna lub roczna, potwierdzona przez płatność dokonywaną z firmowego konta bankowego na osobiste konto bieżące, a nie jako kredyt na konto kredytowe dyrektorów, ponieważ stworzy to wyraźne rozróżnienie pomiędzy pieniędzmi firmowymi a osobistymi. Powinna istnieć formalna pisemna umowa najmu pomiędzy właścicielem/najemcą a samą firmą, stwierdzająca, że umowa jest na co najmniej jeden rok i dotyczy niewyłącznego korzystania z pomieszczenia jako biura.
Byłoby lepiej, gdyby pomieszczenie nie było przeznaczone wyłącznie na działalność gospodarczą, ponieważ mogłoby to skutkować ograniczeniem możliwości ubiegania się o ulgę w podatku od zysków kapitałowych od głównej rezydencji prywatnej przy sprzedaży. Z drugiej strony, zysk z tytułu użytkowania jednego pokoju może być niższy od rocznej kwoty zwolnionej z podatku, tj. £12,300 (x 2 dla pary) i nie podlegać opodatkowaniu.
Pokój powinien zawierać pewne przedmioty osobiste (np. półki na książki, telewizor, itp.), aby zmniejszyć możliwość obciążenia CGT.
Koszty służbowego telefonu stacjonarnego i łącza szerokopasmowego (z odpowiednim ograniczeniem do użytku prywatnego) są zwykle wykazywane oddzielnie i nie muszą być uwzględniane w tej kalkulacji.
Kwota wypłacana w ramach tego rozwiązania nie może być wyższa niż czynsz komercyjny, jednak możliwe jest osiągnięcie niewielkiego zysku w celu zaspokojenia pozostałej części ulgi osobistej, przy założeniu, że otrzymuje się “optymalne” wynagrodzenie (9 568 GBP na rok 2021/22)) i wypłaca się dywidendę przekraczającą “dodatek na dywidendę” w wysokości 2 000 GBP.